マニュアル作成は、業務効率を高め、従業員間のスムーズな情報共有を可能にする重要なタスクです。しかし、多くの企業では「作業が煩雑」「時間がかかる」といった課題を抱えています。
そんな悩みを解決するのがAI、特にChatGPTの活用です。この記事では、専門的な知識やプロンプト作成が不要で、簡単かつ短時間でマニュアルを作成する方法を解説します。
AIを活用して10分で社内マニュアルを作成
プロジェクトの概要
- 目的：サービス提供後にコンサルティングに繋げる動線を構築しマニュアル化する
- 課題：連携の不透明さ、情報共有の遅延、進捗状況の可視化不足。
- ツール：ChatGPT（プランニングと提案生成）、Notion（進捗管理と情報共有）
※動画で活用しているChatGPTはマニュアル作成に特化した学習をあらかじめさせています。
ChatGPTを活用したマニュアル作成のプロセス
1. 業務内容の明確化
まず、ChatGPTを使い、マニュアル化する業務の特定からスタートしました。
以下の質問を投げかけてもらい、必要な情報を整理しました：
- 「どの業務についてマニュアルを希望しますか？」
- 「この業務は具体的にどのような場面で活用されますか？」
- 「この業務をマニュアル化する目的は何ですか？」
結果として、以下の内容が確定：
- 研修終了後のコンサル提案フローの明確化
- 講師と営業が連携し、顧客課題に基づく提案を実施する流れを構築
- 社内全体で統一されたフォーマットを導入
2. 必要な情報の整理
次に、ChatGPTを活用して、フローの目的や意義を掘り下げました。以下がその成果です：
- 目的：顧客満足度向上、コンサル契約率の向上
- 成果の期待：売上の増加、部署間シナジーの強化
- 現状の課題：情報の不透明さ、進捗の可視化不足
3 業務フローの構築
ChatGPTの出力を元に、以下のフローを具体化しました：
ステップ1：情報収集と記録
- 顧客情報シートに課題や関心分野を記録
- Notion内の専用テンプレートに2営業日以内で登録
ステップ2：講師と営業のフォローアップミーティング
- サポート終了直前または直後に15分のオンラインミーティングを実施
- 情報の補足や提案内容をすり合わせ
ステップ3：営業による提案準備
- Notionのデータを基に提案内容を作成
- 見積もりや契約条件を準備
ステップ4：提案後の進捗管理
- Notion進捗管理ページで顧客の状態を「進行中」「成約」などに更新
- 提案後1週間以内にフォローアップメールを送信
4. リスクと対策の洗い出し
業務フローを構築した後、ChatGPTを活用して想定されるリスクとその対応策をリスト化しました。これにより、運用開始後のトラブルを事前に防止する体制を整備しました。
主なリスクと対策
| リスク | 対策案 |
|---|---|
| 情報登録の遅延 | Notionで登録期限を明示し、リマインダー通知を設定。 |
| 営業が共有情報を見逃す | Notionで営業担当をタグ付けし、重要事項のメール通知を活用。 |
| 提案内容が顧客のニーズに合わない | フォローアップミーティングで詳細情報をすり合わせ、提案内容を再確認。 |
| 提案後のフォローが遅れる | 提案後1週間以内にフォローアップメール送信を義務化。 |
| フローがメンバー間で浸透しない | 初回運用開始時にマニュアル共有会を実施し、各ステップをシミュレーションで確認。 |
このリスクと対策は、進捗管理ページにも記載し、いつでも参照できるようにしています。
5. フローのレビューと調整
業務フローの仮運用を実施し、現場での使い勝手や問題点を洗い出すため、以下のプロセスを設定しました。
- 初回シミュレーションの実施
- 目的：講師と営業担当による仮想ケースの運用を通じ、フローの問題点を発見。
- 手順：仮の顧客データを使用し、研修終了から提案準備までを一通り実行。
- 結果：フィードバックをもとに、テンプレートやフローの修正点を特定。
- レビュー会議の実施
- 頻度：運用開始後2か月目に実施（以降は四半期ごと）。
- 内容：メンバーからの改善提案を収集し、必要に応じてマニュアルを改訂。
6. マニュアルの運用開始
準備が整った段階で、統一されたマニュアルを運用に投入しました。マニュアルは、以下の項目を中心に構成されています。
- 目的と概要：業務フローの意義と成果への期待を記載。
- 具体的手順：情報収集、ミーティング、提案準備、進捗管理のステップを詳細に解説。
- リスクと対策：トラブル発生時の対応策をリスト化。
- テンプレートとツールの使用方法：Notionテンプレートや進捗管理機能の操作ガイド。
- 更新ルール：フロー改善のプロセスや変更時の通知方法を明記。
運用開始後、フィードバックを元に随時マニュアルを更新し、全社的にフローが定着する仕組みが構築されました。
AIでマニュアルを作成するために準備するもの
ChatGPTでマニュアルを作成するには、以下を用意してください：
- 必要な資料や情報：質問して他堀りしてくれるため特になし。（業務フローや既存の文書があれば効率的です）
- ChatGPTアカウント：有料版アカウント
- マニュアル作成GPTs：あらかじめマニュアル作成に特化したものを構築すればプロンプトを入力する必要がありません
また、出力内容を保存・共有するために、Google DocsやPDF変換ツールを活用するのもおすすめです。
AIを活用したマニュアル作成のメリット
AIツールを使用する最大の魅力は、スピードと正確性です。ChatGPTを活用することで、以下のようなメリットを享受できます：
- 大幅な時間短縮：10分程度で完成するため、従来の作業時間を圧縮。
- 使いやすさ：専門的なスキルや複雑な設定が不要。直感的に操作可能。
- 高い柔軟性：特定の業務内容やフォーメットに合わせたマニュアルを即座に生成可能。
例えば、新人教育用の業務マニュアルや、製品操作ガイドなども簡単に作成できます。
まとめ
桃乃愛AI導入に関する疑問や不安を私たちが解決します。
生成AIを活用することで、社内マニュアルの作成が圧倒的に短縮されます。
AI導入の未来はまだまだ広がりを見せており、今後もさらなる進化が期待されます。
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