福祉の報告書作成をAIで効率化！おすすめツール7選と導入効果を徹底解説

2025年12月4日

福祉の現場は、人と深く関わるやりがいの大きい仕事です。しかしその一方で、日々の記録や報告書の作成といった事務作業に多くの時間が割かれているという現実があります。厚生労働省の調査によれば、介護職員の職務時間のうち7.3%が記録業務に費やされていると報告されています。この時間は、利用者一人ひとりと向き合う貴重な時間を圧迫し、職員の大きな負担となっています。

もし、この報告書作成の時間が大幅に短縮され、もっと利用者と向き合う時間が増えるとしたら、福祉の現場はどのように変わるでしょうか？

近年、急速に進化するAI（人工知能）技術が、その可能性を現実のものとしつつあります。本記事では、福祉の報告書作成をAIで効率化し、ケアの質を高めることができるのかを、具体的なツールや事例を交えながら徹底的に解説します。

なぜ終わらない？福祉現場の報告書作成が抱える3つの根深い課題

多くの福祉・介護職員が、日々の報告書作成に頭を悩ませています。この章では、その負担の背景にある3つの根深い課題を掘り下げていきます。

膨大な時間が奪われる記録業務

報告書作成にどれくらいの時間がかかっているか、具体的に見てみましょう。例えば、一件の事故報告書を作成するのに30分から1時間を要することも珍しくありません。また、サービス管理責任者（サビ管）や児童発達支援管理責任者（児発管）が作成するモニタリング報告書は、数ヶ月分の記録を遡ってまとめる必要があり、数時間かかることもあります。ケアプランの作成にも一件あたり約60分かかるというデータもあり、これらの記録業務が積み重なることで、職員の時間は着実に奪われていきます。

「どう書けば…」文章作成への見えない心理的負担

時間的な負担だけではありません。「どう書けば角が立たないか」「客観的な事実を正確に伝えるにはどう表現すれば良いか」といった言葉選びの難しさや、重要な情報の抜け漏れがないかという不安は、大きな心理的負担となります。特に、事故報告書のようにデリケートな内容を含む場合、そのプレッシャーは計り知れません。この見えない負担が、職員のモチベーションを低下させる一因にもなっています。

本来の支援業務に集中できないジレンマ

記録業務に追われることで、本来最も大切にすべき利用者との対話やケアの時間が削られてしまう。これは、多くの職員が抱えるジレンマです。利用者一人ひとりに寄り添った質の高い支援を提供したいという想いと、山積みの事務作業という現実との間で、職員は疲弊していきます。この状況が続けば、サービスの質の低下を招くだけでなく、貴重な人材の離職にも繋がりかねません。

AI導入がもたらす革命！報告書作成を効率化する3つのメリット

これらの根深い課題に対し、AIはどのような解決策を提示してくれるのでしょうか。この章では、AIを導入することで得られる3つの大きなメリットを解説します。

圧倒的な時間短縮効果：業務時間を最大1/13に

AI導入の最も分かりやすいメリットは、圧倒的な時間短縮効果です。例えば、介護業務のDXを支援する「むすぼなAI」を導入した事例では、ケアマネージャー一人が担当する月の計画書・帳票作成業務が、1,235分からわずか94分へと、1/13にまで削減されたという驚くべき結果が報告されています。これまで60分かかっていた新規の介護サービス計画書作成が3分に、15分かかっていたモニタリング帳票の作成が1分に短縮されるなど、その効果は劇的です。この空いた時間を、利用者とのコミュニケーションや新たな支援計画の検討など、より本質的な業務に充てることが可能になります。

客観的で質の高い報告書の実現

AIは、人間のように感情や直近の印象に左右されることなく、膨大な記録データから客観的な事実を抽出します。これにより、人間では見落としがちな「小さな変化の兆し」や「繰り返されるパターン」を発見し、報告書に盛り込むことができます。また、読み込んだ全ての記録を元に要約するため、重要な情報の抜け漏れを防ぎ、多角的な視点に基づいた、より質の高い報告書の作成を支援します。

職員の心理的負担を劇的に軽減

AIが報告書の「叩き台」や骨子を作成してくれることで、「何から書けば良いか分からない」という文章作成のストレスから解放されます。AIが生成する文章は標準的な表現で記述されるため、誰が読んでも理解しやすく、チーム内での情報共有もスムーズになります。報告書作成に対する心理的なハードルが下がることで、職員は安心して本来の専門性を発揮できるようになり、職場全体の働きがい向上にも繋がります。

【2025年最新】福祉の報告書作成をAIで効率化できるおすすめツール7選

AIと一言で言っても、その種類や機能は様々です。ここでは、福祉現場の報告書作成に役立つ具体的なAIツールを7つ厳選し、それぞれの特徴や導入効果を詳しく解説します。

むすぼなAI：5,900人の実務者が実証したオールインワンツール

「むすぼなAI」は、介護・福祉事業に特化して開発された業務改革ツールです。5,900人以上の専門職が実証しており、その効果は折り紙付きです。

特徴: 介護サービス計画書から日々の記録、事故報告書まで、幅広い帳票の作成を自動化します。
主な機能: 各種計画書・帳票・報告書の自動作成、音声入力による「書かない介護記録」機能など。
導入効果: ケアマネージャーの月の作成業務時間を1/13に短縮した実績があります。
対応サービス: 特別養護老人ホーム、介護老人保健施設、通所介護、訪問介護、居宅介護支援など、幅広いサービスに対応しています。
料金: 要問い合わせ。
おすすめポイント: 訪問介護員ごとの異なる報告様式にも対応できる柔軟性や、専用のBONXイヤホンと連携した音声入力機能が強みです。総合的な業務効率化を目指す事業所に最適です。

ChatGPT：無料で始められる事故報告書作成の強力なアシスタント

汎用的な対話型AIとして有名なChatGPTも、使い方次第で福祉現場の強力なツールになります。特に、事故報告書の作成においてその力を発揮します。

特徴: プロンプト（指示文）を工夫することで、無料で精度の高い下書きを作成できます。
主な機能: 事故の状況、原因、対応、再発防止策といった構成に沿った文章の自動生成、客観的な表現への修正など。
導入効果: 30分以上かかっていた報告書作成が、10分以内に骨子を作成できるレベルまで短縮可能です。
対応サービス: 全ての福祉サービスで応用可能です。
料金: 無料で利用可能。
おすすめポイント: 何と言っても、コストをかけずに今すぐ始められる手軽さが魅力です。まずはAIを試してみたいという事業所に最適です。

Claude：大量の記録も数分で要約！モニタリング報告書の救世主

ChatGPTの競合として注目されるClaudeは、特に長い文章や複数の資料を一度に読み込む能力に長けています。この特徴は、モニタリング報告書の作成に非常に有効です。

特徴: PDF形式のファイルを複数アップロードし、その内容を横断的に分析・要約できます。
主な機能: 数ヶ月分の支援記録（PDF）を読み込み、モニタリング報告書の「叩き台」を自動生成します。
導入効果: これまで数時間かかっていた作業が、数分で完了します。さらに、情報の根拠がどの資料のどの部分にあるかまで示してくれるため、確認作業もスムーズです。
対応サービス: 児童発達支援、放課後等デイサービス、就労支援など、定期的なモニタリングが必要なサービスで特に有効です。
料金: 無料プラン有り（より多くの機能が使える「Claude Pro」は月額20ドル）。
おすすめポイント: 膨大な記録の読み込みから解放されるインパクトは絶大です。サービス管理責任者や児童発達支援管理責任者の負担を劇的に軽減します。

CareWiz 話すと記録：話すだけで記録が完成する魔法のツール

「CareWiz 話すと記録」は、その名の通り、発話するだけでAIが介護記録を自動作成してくれるツールです。パソコン操作が苦手な職員でも簡単に使える点が大きな特徴です。

特徴: 音声入力に特化しており、ハンズフリーで記録が可能です。
主な機能: AIが介護記録に関連する言葉だけを読み取り、自動でテキスト化します。
導入効果: スタッフ1人あたり月40分の記録時間削減という実績があります。
対応サービス: 介護施設全般で活用できます。
料金: 要問い合わせ。
おすすめポイント: とにかく簡単で、導入のハードルが低いのが魅力です。職員のITスキルにばらつきがある事業所におすすめです。

FonLog：スマホ一つで完結するケア記録AIアプリ

「FonLog」は、九州工業大学が開発したスマートフォン用のケア記録AIアプリです。現場での使いやすさが追求されています。

特徴: スマートフォンのセンサーデータと記録を連携させることができます。
主な機能: 音声入力はもちろん、項目を選ぶだけの簡単操作で記録が完了します。記録はクラウドサーバーに保存され、情報共有も容易です。
導入効果: シンプルな操作性で、記録作業の効率化と情報共有の迅速化を実現します。
対応サービス: 介護施設や訪問介護など、移動の多い現場でも活躍します。
料金: 要問い合わせ。
おすすめポイント: 「たった2つの画面での簡単操作」を謳っており、デジタルツールに不慣れな方でも直感的に使えます。

kintone for 生成AI：既存の業務システムと連携して報告書を自動化

業務改善プラットフォームとして多くの企業で導入されている「kintone」とChatGPTを連携させたサービスです。

特徴: kintone上に蓄積されたデータを活用して、報告書を自動生成します。
主な機能: 日報や業務メモ、面談履歴など、kintone内の様々な情報をもとに報告書を作成できます。
導入効果: データを転記する手間がなく、既存の業務フローを大きく変えずにAIを導入できます。
対応サービス: kintoneを導入している、または導入を検討している介護福祉事業全般。
料金: kintoneの利用料に加え、連携サービスの利用料が必要です。
おすすめポイント: 既にkintoneで情報管理を行っている事業所にとっては、最もスムーズに導入できる選択肢の一つです。

ケアコラボ：多職種連携を加速させる情報共有システム

「ケアコラボ」は、記録の自動化だけでなく、その先の「情報共有」と「多職種連携」に強みを持つクラウドシステムです。

特徴: 介護事業所、医療機関、行政、そして家族までがリアルタイムに情報を共有できるプラットフォームです。
主な機能: 記録の共有機能に加え、AIが利用者の状態を分析し、将来のニーズを予測する機能も備えています。
導入効果: 関係者間のコミュニケーションロスを減らし、地域包括ケアシステムの実現を支援します。
対応サービス: 特に在宅介護サービスにおいて、その真価を発揮します。
料金: 要問い合わせ。
おすすめポイント: 単なる業務効率化に留まらず、AIを活用してケアの質そのものを向上させたい、先進的な事業所におすすめです。

AIツールの選び方ガイド【用途・サービス・予算別】

数あるAIツールの中から、自身の事業所に最適なものを選ぶにはどうすれば良いのでしょうか。この章では、「用途」「サービス種別」「予算」という3つの視点から、ツールの選び方を解説します。

【用途別】どの業務を効率化したいか？

まずは、どの報告書作成業務に課題を感じているかを明確にしましょう。用途によって最適なツールは異なります。

用途	おすすめのAIツール	特徴
事故報告書作成	ChatGPT, むすぼなAI	客観的な事実整理と迅速な下書き作成に強み
モニタリング報告書	Claude, むすぼなAI	大量の記録を要約し、変化の兆候を捉える能力に長ける
ケアプラン・個別支援計画	むすぼなAI, kintone for 生成AI	過去のデータやアセスメント結果を統合して計画案を作成
日々の介護記録	CareWiz, FonLog, ケアコラボ	音声入力や簡単な操作で、日々の記録負担を軽減

【サービス種別別】あなたの事業所に合うのは？

事業所のサービス内容によっても、求められる機能は変わってきます。

特養・老健・グループホームなど施設系サービス：職員の入れ替わりも考慮し、誰でも使いやすい「むすぼなAI」や「CareWiz」がおすすめです。
訪問介護：移動中の記録しやすさが重要です。スマートフォンで完結する「むすぼなAI」や、多職種連携に強い「ケアコラボ」が適しています。
居宅介護支援（ケアマネージャー）：多様な帳票作成に対応できる「むすぼなAI」や、既存システムと連携できる「kintone for 生成AI」が業務全体を効率化します。
児童発達支援・放課後等デイサービス：数ヶ月単位の記録をまとめる必要があるため、PDFの読み込み・要約能力に優れた「Claude」が非常に有効です。
就労支援・相談支援：個別性の高い記録や面談記録の作成には、柔軟な文章生成が可能な「Claude」や「ChatGPT」が役立ちます。

【予算別】どこから始めるか？

予算に応じて、導入のステップを考えることも重要です。

無料で試したい：まずは「ChatGPT」や「Claude」の無料プランを活用し、AIがどのようなものか体験してみましょう。事故報告書や会議の議事録要約など、すぐに試せる業務はたくさんあります。
月数千円から始めたい（小規模事業所）：「ChatGPT Plus」や「Claude Pro」（各月額20ドル）にアップグレードするだけで、より高性能なAIを利用でき、対応できる業務の幅が大きく広がります。
本格的な導入を検討したい（中〜大規模事業所）：業務全体の大幅な効率化と質の向上を目指すなら、「むすぼなAI」や「CareWiz」のような専用ツールの導入を検討しましょう。初期費用や月額費用はかかりますが、削減できる人件費や向上するサービス品質を考えれば、十分に投資価値のある選択と言えるでしょう。

AIはこう使う！福祉現場でのAI活用事例【実践編】

理論だけでなく、実際にAIが現場でどのように使われ、どのような効果を上げているのか、具体的な事例を通じて見ていきましょう。

【介護施設の事例】ChatGPTで事故報告書をわずか10分で作成

ある介護施設では、これまで1時間近くかかっていた事故報告書の作成が、ChatGPTの導入で劇的に変わりました。

導入前の課題: 転倒事故が発生。担当職員は動揺もあり、状況を客観的に整理し、簡潔に報告書をまとめるのに苦労していました。
具体的な使い方: 職員はまず、5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）の要点を箇条書きでメモします。そのメモをChatGPTに貼り付け、以下のようなプロンプト（指示）を入力しました。

以下の情報に基づき、介護施設の事故報告書を作成してください。客観的な事実のみを記述し、推測や感情的な表現は避けてください。時系列に沿って、状況、原因分析、対応、再発防止策の構成で記述してください。

#入力情報
- いつ：2025年12月4日 15:10頃
- どこで：居室から食堂へ向かう廊下
- 誰が：A様（85歳女性、要介護3、歩行にふらつき有り）
- 何を：転倒し、右膝を打撲
- なぜ：前方をよく見ておらず、床に置いてあった加湿器に足が引っかかったため
- どのように：看護師がすぐに駆けつけ、バイタル測定、患部の冷却を実施。医師に連絡し、様子観察の指示を得た。

導入後の効果: ChatGPTは、入力された情報をもとに、わずか数分で報告書の骨子を生成。職員は内容を確認し、詳細を少し修正するだけで、10分後には報告書を完成させることができました。時間短縮はもちろん、精神的な負担が大幅に軽減され、すぐに利用者のケアに集中できるようになったと高く評価されています。

【児童発達支援の事例】Claudeで6ヶ月分の記録を数分で要約し、モニタリング報告書を自動化

ある児童発達支援事業所では、サービス管理責任者がモニタリング報告書作成に毎回10時間以上を費やしていました。Claudeの導入が、その状況を一変させました。

導入前の課題: 半年分の膨大な支援記録（日々の連絡帳、面談記録、個別支援の記録など）を全て読み返し、子どもの成長や変化をまとめて記述する必要があり、膨大な時間がかかっていました。
具体的な使い方: 4つのステップで報告書を作成します。
1. 資料の準備: 半年分の支援記録を全てPDF形式で保存します。
2. Claudeにアップロード: Claudeの画面に、準備したPDFファイルを全てアップロードします。
3. プロンプトの入力: 「アップロードした資料に基づき、〇〇様のモニタリング報告書を作成してください。特に『コミュニケーション』『社会性』『身辺自立』の観点での変化と成長についてまとめてください」といった指示を入力します。
4. 生成と修正: Claudeが数分で生成した報告書の叩き台を、専門的な視点で修正・追記して完成させます。
導入後の効果: これまで丸一日かかっていた作業が、1時間程度で完了するようになりました。AIが記録全体を網羅的に見てくれるため、保育士が見落としていた小さな成長の記述を拾い上げてくれるなど、報告書の質も向上したと言います。

【ケアマネージャーの事例】むすぼなAIで月の業務時間を1/13に削減

ある居宅介護支援事業所では、「むすぼなAI」を導入し、ケアマネージャーの働き方が根本から変わりました。

導入前の課題: 担当件数が多く、ケアプランの作成やモニタリング、サービス担当者会議の議事録など、毎月大量の書類作成に追われ、残業が常態化していました。
具体的な削減内訳: むすぼなAIの導入により、月の総作成時間は1,235分から94分へと、実に92%もの削減を達成しました。
- 新規ケアプラン作成：60分 → 3分
- モニタリング帳票作成：15分 → 1分
- サービス担当者会議議事録：30分 → 3分
空いた時間の活用方法: 書類作成から解放された時間は、利用者やその家族との面談、サービス事業者との連携強化など、ケアマネージャー本来の専門性が求められる業務に充てられています。結果として、ケアの質が向上し、利用者満足度も高まるという好循環が生まれています。

失敗しない！AIツール導入の基本ステップと注意点

AIツールの導入は、やみくもに進めると失敗に終わる可能性があります。ここでは、スムーズな導入を実現するための基本的なステップと、特に注意すべき点を解説します。

導入の基本6ステップ

現状の業務時間を測定: まずは、どの業務にどれくらいの時間がかかっているかを客観的に把握します。現状を知ることが、改善の第一歩です。
課題の明確化: 時間測定の結果をもとに、「事故報告書の作成に時間がかかりすぎている」「モニタリング報告書の負担が大きい」など、最も解決したい課題を明確にします。
ツールの選定と試用: 課題解決に最適なツールをいくつかピックアップし、無料プランやトライアルで実際に試用します。現場の職員にも使ってもらい、操作性を確認することが重要です。
職員への説明と研修: 導入するツールが決まったら、なぜ導入するのか、それによって働き方がどう変わるのかを丁寧に説明します。簡単な研修会を開き、使い方をレクチャーする場を設けましょう。
段階的な導入: 最初から全職員・全部署で一斉に始めるのではなく、特定のチームや業務に絞ってスモールスタートします。成功体験を積み重ねながら、徐々に範囲を広げていくのが成功の秘訣です。
効果測定と改善: 導入後、実際にどれくらい業務時間が削減されたか、職員の負担が軽減されたかを測定します。アンケートなどで意見を収集し、より良い活用方法を模索し続けましょう。

導入時に必ず押さえるべき3つの注意点

個人情報保護の徹底: AIツールに利用者の情報を入力する際は、個人情報の取り扱いに最大限の注意が必要です。氏名や住所などの個人情報は必ず匿名化し、個人が特定できない状態にしてから入力してください。また、ツールの提供元がどのようなセキュリティ対策を講じているかを確認することも不可欠です。
AIの限界を理解し、最終確認は人が行う: AIが生成する文章は非常に優秀ですが、100%完璧ではありません。事実誤認（ハルシネーション）や、文脈に合わない表現が含まれる可能性もあります。AIが作成した報告書はあくまで「下書き」や「叩き台」と位置づけ、必ず専門的な知識を持つ人間が最終的な確認と修正を行う必要があります。
職員の不安に寄り添う: 新しい技術の導入には、「仕事を奪われるのではないか」といった不安がつきものです。AIは職員の仕事を奪うものではなく、「面倒な作業を肩代わりし、より専門性の高い仕事に集中できるようにするためのパートナーである」というメッセージを伝え、導入に対する前向きな雰囲気を作ることが大切です。

AIがもたらす福祉現場の未来像

AIの活用は、単なる業務効率化に留まりません。それは、福祉の仕事のあり方そのものを変え、より質の高いケアを実現するための大きな可能性を秘めています。

「時間」が生まれ、「対話」が深まる

報告書作成から解放された時間は、そのまま利用者と向き合う時間になります。一人ひとりの話にじっくりと耳を傾け、小さな変化に気づき、寄り添う。そんな、本来あるべきケアの姿を実現するための時間が生まれます。AIが「記録」を担い、人間が「対話」と「共感」に集中する、新しい役割分担が始まります。

人材不足問題への新たな処方箋

深刻な人材不足に悩む福祉業界にとって、AIは救世主となり得ます。業務負担の軽減は、職員の燃え尽きを防ぎ、離職率の低下に直結します。また、AIが作成した質の高い報告書は、新人職員にとって最高の教材となり、教育期間の短縮や即戦力化を後押しします。さらに、言語の壁がある外国人スタッフにとっても、AIによる文章作成支援は大きな助けとなるでしょう。

「科学的介護」の実現を加速する

AIによってデジタル化・構造化された記録データは、貴重な資産となります。このデータを分析することで、これまでは個々の職員の経験則に頼っていたケアの効果を客観的に評価し、より良い支援方法を導き出す「科学的介護」の実現が加速します。データに基づいた根拠のあるケアは、サービスの質を標準化し、向上させていく上で不可欠です。